Posts tagged Microsoft Project

Защита начального базового плана от “обновлений”

0

В том случае когда базовый план полностью в руках руководителя проекта – нет гарантий того что он останется неприкосновенным. Понимая это в Microsoft Project Server 2010 введена система прав которая позволяет защитить заданный согласованный начальный базовый план проект от обновлений. За это, в частности, отвечает право “Save Protected Baseline”.

Подробнее о типах прав вы можете прочитать на Microsoft Technet.

Выравнивающие задрежки

0

В Microsoft Project 2010 есть инструмент выравнивающих задержек. С помощью него мы указываем особые виды задержек между задачами – задержку между задачами и задержку назначения ресурса на задачу с целью выравнивания загрузки ресурсов. Многие руководители проектов не знают про этот инструмент и применяют вместо него лаги между задачами. Однако с точки зрения логики проекта – это разные задержки и говорят они о разной природе задержек.

Давайте посмотрим какое определение задержкам дается на сайте Microsoft:

В поле «Выравнивающая задержка» отображается время, в течение которого определенная ранее дата начала задачи или назначения будет задержана в результате выравнивания загрузки ресурса. Выравнивающая задержка задачи выражается в единицах астрономической длительности, а выравнивающая задержка назначений — в обычных единицах длительности. Фактически сведения в данном поле ресурса не отображаются, просто данные соответствующих полей назначения «Выравнивающая задержка» становятся доступными.

Обратите внимание на то что выравнивающий резерв при назначении на задачу может сдвинуть срок задачи на выравнивание. При этом вы увидите картину когда календарная длительность задачи будет 3 дня, а проектная – 2 (выравнивающий резерв на назначение был установлен в 1 день – 8 часов).

Пример:

Временной резерв проекта

0

В самом начале проекта тщательно контролируйте наличие буферов и свободный временной резерв (free slack) по задачам и проекту в целом. Вы его всегда сможете проверить на виде Использование задач.

Если вы обнаружите что у вас задачи идут одна за другой и не предусмотрено резервов – то такой план проекта критический и крайне чувствительный к рискам. Скорее всего можно сказать что он заранее обречен на провал одной из сторон треугольника – сроков, стоимости или качества. И первыми пострадают сроки.

Надо понимать алгоритм расчета свободного временного резерва:

  • Свободный временной резерв рассчитывается как количество времени на которое может задержаться задача пока не станет задерживать проект.
  • Общий  временной резерв – это минимальная сумма резервов от данной задачи до конца проекта.
  • При наличии жестких ограничений (Must start on) и при наличии нескольких предшественников с разным лагом по задачам на некритическом пути появляется временной резерв.  В случае если конец задач по времени перекрыл начало следующей задачи то свободный временной резерв будет отрицательным.
  • Для задач критического пути он равен нулю. Даже если вы поставите туда специальные буферные задачи или поставите лаг между задачами. Поэтому следует модифицировать алгоритм расчета временного резерва чтобы делать расчет который соответствует вашей модели.

Пример:

Когда мы думаем что Duration и даты взбесились

0

Как показывает практика обучения многих начинающих руководителей проектов – при нестандартных ситуациях с календарем они впадают в ступор при наблюдении что происходит с полем длительность и датами по задаче.

Давайте рассмотрим ситуацию: Необходимо спланировать задачу “Демонстрация продукта” в течении 6 дней с 8 до 20-00. Задача выполняется без перерыва и должна быть обеспечена персоналом. Гуманное руководство разрешило задействовать два сотрудника отдела маркетинга и продаж по 6 часов без перевыва – с 8 до 14 и с 14 до 20 соответственно.

Для отображения данной задачи в Microsoft Project сделаем следующее:

  • Создадим календарь для задачи с понедельника по субботу, с 8 до 20 без перерыва
  • Назначим календарь на задачу
  • Создадим два календаря для ресурсов – с 8 до 14 и с 14 до 20 соответственно.
  • Введем ресурс продавцов в проект и определим для них календари индивидуально на основе согласованного графика с их руководителем
  • Назначим ресурсам индивидуальные календари
  • Назначим ресурсы на задачу

И когда мы посмотрим на соотношение Duration (Длительность) и Дат – мы найдем чему удивиться.

 

Получается что задача покрывает нужные нам даты с понедельника по субботу (6 календарных дней) только при указании длительности (Duration) в объеме 9 дней. Вот именно тут и начинают себя не комфортно чувствовать многие пользователи Microsoft Project.

Почему так? В большинстве своем мы интуитивно неправильно понимаем Duration.

Давайте посмотрим на оригинальное определение Duration в On line Help для Microsoft Project: ”The total span of active working time that is required to complete a task. This is generally the amount of working time from the start to finish of a task, as defined by the project and resource calendar.” Обратите внимание на выделенный кусок определения. Надо понимать длительность не как количество полных астрономических дней а как количество доступного рабочего времени.

Теперь давайте вспомним что есть настройки в Microsoft Project где дано определения дня, недели и месяца:

Именно в них дается определение сколько реальных часов рабочего времени понимать под условным обозначением День вводимых в поле Длительность (Duration).

Т.е. когда вы указываете длительность задачи 5 дней – вы на самом деле указываете длительность задачи как 40 рабочих часов – но никак не 5 рабочих дней. Отображение 5 дней – это всего лишь удобный (до таких ситуаций) способ отображения информации. Если мы с вами изменим календарь задачи и ресурса, например, на 2 часа – то задача длительностью в 5 дней будет выполнена за 4 календарных дня. Так как каждый день  мы предполагаем работать по 10 часов. Именно так и расшифровывается выше приведенная ситуация – учитывая что в задаче было спланировано 12 часов, то при настройке 8 часов как одного дня – длительность составила 9 дней при 6 календарных.

Как лучше вбить в Project ресурс 2,5 землекопов

0

Если вы планируете строительство бассейна у себя на даче в рамках внедрения большой ERP системы у вас на работе :-) – скорее всего в вашем проекте потребуется учесть ресурс рабочих. Ресурс нескольких однотипных рабочих не нужно учитывать лично и поштучно. Скорее всего у вас будет прораб который будет привозить гастрабайтеров копать бассейн – причем через день они могут меняться. Как же нам проще всего в Project отразить это?

Заведем обобщенный ресурс “Рабочая копалка”. Для этого ресурса нам достаточно изменить доступность на, например, 250%. Тем самым мы отразим что на компании нашего бассейна будет работать постоянно (или в среднем) 2,5 землекопа.

Как быстро создать задачи в режиме 24х7

0

В Microsoft Project 2010 вы можете быстро отобразить задачи с нестандартным режимом – 24 часа в день, 7 часов в неделю (elapsed duration, прошедшее время, астрономические дни). Это круглосуточный режим без выходных.

Это может пригодится для технологических задач. Например, для таких задач как высыхание краски, подготовка сырья – все где есть необходимость ожидания определенного времени либо специального режима работы.

Для того чтобы указать что задача будет в режиме “elapsed duration” достаточно в поле Длительность (Duration) указать значение 7ад(7ed).

Черновое планирование на ручнике

0

Благодаря новой функциональности Microsoft Project 2010 – Ручное планирование – мы можем с вами в плане проекта набрасывать задачи полностью управляя датами, длительностью. Более того мы можем указывать не просто числа и даты но и текстовое описание вместо них. Таким образом мы можем гибко описывать черновые задачи и давать описательную информацию вместо точной до того момента пока мы не готовы.

Как зафиксировать новый порядок задач?

0

Вполне возможна такая ситуация в Microsoft Project – вы начинаете составлять структуру работ не заботясь о последовательности задач. У вас разрастается большой перечень задач. Далее вы можете рассматривать ваш перечень задач с разной сортировкой.

После того как вы увидели правильное для себя отображение перечня задач после сортировки вы можете его зафиксировать – перестроить нумерацию задач. Для этого зайдите в View\Sort\Sort By и выберите “Permanently renumber tasks”

А вы знаете как быстро открыть детали снизу в Project?

0

Правое и нижнее представление (детали) можно быстро открыть потянув за вертикальный разделитель потянув его справа на лево и горизонтальный разделитель внизу справа потянув его снизу вверх (для деталей)

Добавление полезных подробностей в представление Project

0

В Microsoft Project 2010 есть хороший набор представлений информации по задачам, ресурсам, назначениям с различной визуализаций. Однако вы можете столкнуться с тем что не вся информация и не в том порядке вам доступна. Для табличных представлений вы легко можете добавить новую колонку с данными, убрать или передвинуть назад не интересные данные, изменить форматирование данных. Другой, менее очевидный момент, связанный с настройкой правой части представления.

Давайте посмотрим на практической задаче как нам отобразить данные о базовых затратах и стоимости в стандартное представление Использование задач. Для этого переключитесь на представление Использование задач в закладке меню Вид. Перейдите в закладку Формат под заголовком Инструменты использования задач. Тут вы можете выбрать из короткого списка предлагаемых дополнительных колонок. Дополнительные колонки вы можете выбрать вызвав через кнопку Добавить подробности полный перечень  доступных для данного представления полей.

Go to Top