Posts tagged коммуникации

Их убить невозможно, но бороться – надо

0

Только что Вася сказал Гол, а 10 минут назад у Светы заиграла на телефоне Ломбада. Пришел емейл …. И тут зазвонил у меня телефон.

Кто говорит? …

И такая чехарда – каждые 15-20 минут.

Шумелки-мешалки-отвлекалки.

Это очень-очень-ОЧЕНЬ мешает работе команде.

Отвлекалки могут быть:

  • операционные - вопрос поддержки, вопрос по другому проекту, небольшая задача от другого руководителя
  • командные - периодическое обсуждение рабочего момента или веселый разговор на отвлеченную тему.
  • личные - шумный разговор, звонки по телефону,

С личными бороться надо строго индивидуально – строго и индивидуально. Запретить шумные звонки на мобильном – скажем так – вибро хватит. Общаться по телефону – вышел и пообщался. Умерить пыл любителей громко зачитать новое хокку или новость про Яблоки. Все в меру, всему свое время. Прежде чем радостно завопить про то что в Грузии был съеден еще один галстук – как минимум оглядеться и убедится что команда в это время готово оторваться от дел ради того чтобы перейти к командной коммуникации на тему.

Командные отвлечения все таки нужны – небольшой командный расслобон – это часть культуры команды. Главное чтобы его не было много и часто. Рабочие разговоры лучше проводить в отведенное время – а не тогда когда командное Гыыыы срывает одного-двух членов команды из сфокусированной работы.

Сложнее всего бороться с первым типом – операционными отвлекалками. Это сложно когда ваш отдел работает в Большой Компании – и кроме проектной работы сотрудники еще отвечают за поддержку систем. Частота звонков, емейлов и заходов из соседних отделов может разваливать на глазах планы человека “сегодня часа четыре поработать над проектом”. Время просачивается от звонка к звонку – на звонок, на отвлечение, на какие-то небольшие действия + на все это переключение контекста. Что делать?

Пробуем следующее

  • Если у вас есть Контакт Центр – договоритесь что переключите на время Ч звонки всех сотрудников на него. Контакт центр записывает обращение и руководителю проекта или менеджеру поступает информация о них. Исключение – заявки с определенным высоким статусом.
  • Просите сотрудников отключать почту минимум на пол часа – особенно в те моменты когда им надо сосредоточенно поработать. Всплывающая информация о поступивших емейлах – это не меньшее зло чем звонящий телефон. В любом случае отвлекает внимание. Еще и рука на автомате тянется проверить почту.
  • В течении месяца потратьте время на фиксирования всех отвлекалок. Скорее всего вы определить ряд центров генерации отвлечения – с ними вам потребуется провести переговоры. Поговорите о том какой вред наносит проектной команде разные виды отвлечения.
  • Внимательно посмотрите в зеркало. Руководители отделов и менеджеры проектов иногда являются одним из серьезных типов раздражения в команде. Цените время команды – успех в ее работе – это ваш успех.

Главное слово руководителя проектов

0

«Спасибо» — важнейший атрибут любого общения. Всегда говорите спасибо всем,даже упаковщикам в супермаркете и кондукторамв автобусе. Улыбайтесь. Уважайте труд других людей и благодарите их за него. Будьте порядочны и честны. Испытывайте высочайшее уважение к каждому человеку, с которым в вступаете во взаимодействие.

Том Питерс, “Эти важные мелочи”

Данный тезис Питерса относится не только к руководителю проектов – он относится к любому менеджеру, и, собственно, просто к людям.

Компоненты информационной среды управления проектами

0

Для более менее крупных проектов мы задумываемся о построении информационной системы для управления проектами. Прежде чем говорить – да у нас есть MS Project – и в северном варианте (Project Server) он будет очень классно покрывать все нужды – не спешите. Давайте рассмотрим основные компоненты такой среды и какие потенциальные компоненты могут подойти.

Коммуникации - сайт проекта, форум, рассылка, группы. Это может быть как сайт на SharePoint так и любая WiKi/Wordpress/LinkedIn группа. Для небольшого бизнеса вполне удобно создавать закрытые группы в социальных сетях и использовать их как готовые платформы для проектных коммуникаций.

Документы проекта – минимум файловый сервер. Лучше всего – сразу SharePoint или аналогичное средство с функционалом управления версиями. Если документы проекта будут готовиться исключить в веб форме – то вам также отлично подойдут Wiki системы. В них очень легко контролировать версии документов (но несколько сложнее научиться писать их с использованием внутренней разметки)

Записи проекта - это различные типы записей – структура работ, запросы на изменения, вопросы, дефекты, риски, требования, тесты, результаты выполнения тестов. Кроме фиксации самих записей важно чтобы работали хотя бы простые workflow по организации работы над записями – это даже крайне желательно. Для управления такого рода записями нужна система с удобным конструктором как новых записей так и процессов, удобными формами. SharePoint в базовой конфигурации для этого не очень хорошо подходит (но вполне терпимо для малых проектов). Хорошим кандидатом сюда – Microsoft Dynamics CRM  2010, SharePoint + Nintex + кастомные решения для организации документооборота. Также могут подойти ваши существующие ERP системы (в них легко создавать новые сущности и формы но менее просто решаются вопросы по автоматизации процессов)

Календарь проекта и Фактические данные – тут рулит Microsoft Project.

Управленческий учет – фиксация затрат, закупок, выставление счетов, поступление денежных средств, выплата заработной платы и компенсаций участником проекта). В проектах где мотивация персонала крепко связанна с их ежедневным вкладом в проект а их бонусы зависят от успеха проекта – крайне важно наладить прозрачную процедуру для перетока информации из записей проекта, плана проекта и фактических данных в управленческий учет.

 

Число возможных коммуникаций: N(N-1)/2

0

Сегодня небольшая формула для вашего внимания. Эта формула позволяет оценить каналы коммуникаций в проекте. Как вы могли уже догадаться N – это количество членов в команде.

Подробнее эта формула раскрыта в статье Jeff Hodgkinson - http://www.asapm.org/asapmag/articles/CommunicationKey.pdf

PS А еще это вопрос на экзамене PMI!

Коммуникации по документу

0

По ключевым документам следует ответить на следующие вопросы:

  • Кто готовит документ?
  • Кто согласовывает документ?
  • Кто визирует документ?
  • Кто будет читать документ?
  • Когда? (по всем вопросам выше)
  • Когда будет обсуждаться документ? В каком составе?
  • Кому он должен быть представлен для подписания?
  • Какой шаблон документа принят в организации?
  • Знакомы ли в организации с данным типом документа?
  • Кому он должен быть отправлен на ознакомление?
  • Какой размер документа является приемлемым для чтения?
  • Должна ли быть сопроводительная записка к документу?

 

E-mail – наша рисковая зона комфорта

0

Многие проектные менеджеры легко попадают в одну кмомуникационную ловушку. Они создают для себя зону комфорта в коммуникациях посредством использования электронной почты.

Что проще написать письмо? Это не подбирать на лету слова, не тратить время на сборы и т.п. Потом всегда можно сказать – я-вам-выслал-письмо-по-этому-поводу-сейчас-вам-скажу-дату-и-время …

А всегда ли это помогает нам добиваться результата, всегда ли e-mail является самым лучшим инструментом коммуникаций?

Мы забываем о том что сегодня люди завалены почтой и делами, делами и почтой. Что может произойти с электронным сообщением:

  • Он будет 150 непрочитанным сегодня письмом где-то посередине этого списка
  • Его прочтут по диагонали, сделают неправильные выводы и возможно сделают (или не сделают) то что вы хотите
  • Даже если вам ответят – могут сослаться на то что вас не так поняли и когда отвечали то имели не это в виду
  • Вы не знаете с каким эмоциональным состоянием, настроением, мотивацией отвечали вам. С другой стороны также теряют массу невербальных коммуникаций
  • Ваша шутка в письме может прийтись к прочтению в очень неудачное время. В личной беседе вы можете лучше оценить обстановку и собеседника. А в оффлайне?
  • Некоторые вообще мало читают электронную почту. Есть руководители у которых компьютер – атрибутика стола. Электронную почту принимает офис менеджер.

(more…)

Go to Top